Anwendungsfall · Eintritt
Ein neuer Mitarbeiter.
Alles muss zum
ersten Tag stimmen.
Scriptomat führt den Eintritt nach Ihren Unternehmensregeln aus: von den richtigen Daten und Dokumenten bis zu Freigaben, Folgeaktionen und Nachweisen.
Ein Eintritt als laufender Vorgang
Eintritt
Neue Mitarbeiterin
- Start 01.10.
Kontext
- Gesellschaft
- Standort
- Rolle
- Startdatum
Regeln
Ihre Unternehmenslogik bestimmt, was aus diesem Kontext folgt.
Ausführung
- Vertrag
- Freigabe
- Signatur
- Payroll
- IT
- Folgeaktionen
Abschluss
Eintritt vorbereitet,
Nachweis vollständig
Beispielhafter Eintritt. Welche Angaben, Regeln und Folgeaktionen bei Ihnen greifen, entscheidet Ihre Unternehmenslogik. Keine Produktoberfläche, keine echten Personendaten.
Der Arbeitsvertrag ist
nur ein Teil des Eintritts.
Ein Eintritt ist ein HR-Vorgang und kein Dokument. Er berührt Daten, Regeln, Dokumente, Freigaben und Folgesysteme, und er ist erst zu Ende, wenn all das erledigt und belegt ist.
Woran zuerst gedacht wird
Arbeitsvertrag
Er ist das sichtbare Ergebnis eines Eintritts. Er ist nicht der Vorgang.
Was daneben koordiniert werden muss
- Daten
- Regeln
- Dokumente
- Freigaben
- Payroll
- IT und Folgeaktionen
- Nachweise
Welche dieser Punkte ein Eintritt bei Ihnen berührt, entscheidet Ihre Unternehmenslogik. Kein Unternehmen braucht jeden davon in jedem Fall.
Ein Eintritt,
von der Zusage bis zum Nachweis.
Am Anfang stehen eine Person und ein Datum. Danach entscheidet nicht die Erfahrung der zuständigen Person, sondern die hinterlegte Unternehmenslogik.
Auslöser
Eintritt, neue Person zum 01.10.
Ihr HR-System oder ein Formular meldet die Einstellung. Scriptomat prüft, welcher Sachverhalt vorliegt.
Daten
Scriptomat prüft, ob der Fall vollständig beschrieben ist:
- Person
- Startdatum
- Gesellschaft
- Standort
- Rolle
- Vertragsart
Was nicht vorliegt, wird abgefragt. Der Vorgang läuft erst weiter, wenn die Angaben vollständig sind.
Regeln
Scriptomat prüft:
- Welche Vorlage?
- Welche Anlagen?
- Welche Freigaben?
- Wer unterschreibt?
- Welcher Payroll-Stichtag?
- Welche Folgeaktionen?
Beispiel: In manchen Unternehmen hängt an Standort oder Rolle eine zusätzliche Vereinbarung. Ob es eine solche Regel bei Ihnen gibt, steht in Ihrer Unternehmenslogik.
Entschieden wird nach Ihren Regeln, nicht durch eine Black Box.
Ausführung
Was daraufhin ausgelöst wird:
- Dokumente erzeugen
- Freigaben einholen
- Signatur einholen
- Lohnabrechnung informieren
- Folgesysteme anstoßen
- Beteiligte informieren
Welche Folgesysteme dabei einbezogen werden, etwa Lohnabrechnung, IT, Ablage oder Onboarding, hängt von Ihrer Systemlandschaft ab.
Nachweis
Was festgehalten wird:
- verwendete Regel
- Vorlagenversion
- Freigaben
- Signatur
- Zeitpunkte
- ausgelöste Folgeaktionen
Das Ergebnis liegt danach in der Personalakte Ihres HR-Systems.
Abschluss Eintritt kontrolliert abgeschlossen
Beispielhafter Ablauf. Welche Schritte ein Eintritt bei Ihnen auslöst, welche Regeln dabei greifen und welche Systeme beteiligt sind, ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Keine Produktoberfläche, keine echten Personendaten.
Eintritt ist nicht gleich Eintritt.
- Gesellschaft
- Standort
- Rolle
- Vertragsart
- Startdatum
- Freigabe
- Vorlage
- Zusatzleistungen
konkrete Eintrittslogik
Es geht nicht um die Zahl der möglichen Kombinationen, sondern darum, dass jede einzelne verlässlich getroffen werden muss. Welche dieser Bedingungen bei Ihnen überhaupt zusammenkommen, entscheidet Ihre Unternehmenslogik.
Was Scriptomat beim Eintritt übernimmt.
Sechs Aufgaben in der Reihenfolge, in der sie im Vorgang greifen. Welche davon im Einzelfall zum Tragen kommen, bestimmen Ihre Regeln.
Kontext & Daten
Welcher Fall vorliegt: Person, Startdatum, Gesellschaft, Standort, Rolle und Vertragsart aus Ihrem HR-System oder Ihrem Formular.
Regeln
Welche Vorlage, welche Klauseln, welche Anlagen und welche Fristen für genau diesen Eintritt gelten.
Dokumente
Vertrag und die Anlagen, die zu diesem Fall gehören, in der Fassung, die zum Zeitpunkt des Eintritts gültig ist.
Freigaben
Wer zustimmen und wer unterschreiben muss, bestimmt Ihre Regel. Die Entscheidung selbst bleibt bei den Zuständigen.
Folgeaktionen
Was am Eintritt hängt, wird ausgelöst: von der Meldung an die Lohnabrechnung bis zur Anforderung von Zugängen und Ausstattung.
Nachweis & Abschluss
Welche Regel griff, welche Vorlagenversion galt, wer wann freigegeben und unterschrieben hat.
Heute liegt ein Eintritt
in mehreren Werkzeugen.
Jedes davon hält einen Teil des Eintritts. Den Vorgang selbst hält keines, und deshalb hält ihn heute eine Person zusammen.
Beteiligt sind heute oft
- HR-System
- Word
- Excel
- Lohnabrechnung
- IT-Tickets
- manuelle Kontrolle
Beispielhafte Aufstellung. Welche Werkzeuge bei Ihnen an einem Eintritt beteiligt sind, ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden.
Mit Scriptomat
Ein fachlich zusammenhängender Eintritt, dessen relevante Schritte kontrolliert ausgeführt und belegt werden.
Scriptomat ersetzt keines dieser Systeme. Ihr HR-System, Ihre Lohnabrechnung und Ihre Ablage bleiben die Datenbasis. Scriptomat legt darauf die Ebene, die den Vorgang ausführt.
Angebunden an das,
was Sie schon haben.
Der Eintritt startet dort, wo er heute gemeldet wird, und endet dort, wo seine Ergebnisse gebraucht werden.
Auslöser
- HR-System
- Formular
Ausführung
Scriptomat
Ergebnisse und Folgesysteme
- Dokument
- Signatur
- Lohnabrechnung
- Ablage (DMS)
- weitere Systeme
Typische Fehlerquellen.
Nicht jedes Unternehmen kennt jeden dieser Fälle. Wo sie auftreten, entstehen sie meist an denselben Stellen.
- falsche Gesellschaft
- falsche Vertragsart
- fehlende Daten
- falsches Startdatum
- fehlende Freigabe
- verspätetes Payroll-Setup
- nicht abgeschlossene Signatur
- unklare Verantwortlichkeit
Jeder dieser Punkte ist eine Stelle, an der der Vorgang heute davon abhängt, dass eine Person daran denkt. Liegt die Regel im System, hängt der Schritt am Vorgang.
Ein Vorgang ist nicht
abgeschlossen, weil ein
Dokument erzeugt wurde.
Ein Eintritt gilt erst dann als erledigt, wenn jeder relevante Schritt ausgeführt und belegt ist.
- Daten geprüft
- Regeln angewendet
- notwendige Dokumente erstellt
- Freigaben abgeschlossen
- relevante Folgeaktionen erfolgt
- Nachweise vorhanden
Erst dann ist der Eintritt abgeschlossen.
Welche Dokumente notwendig und welche Folgeaktionen relevant sind, bestimmt Ihre Unternehmenslogik. Der Vorgang kennt seine eigene Abschlussbedingung und meldet sich nicht als fertig, solange ein Schritt offen ist.
Referenzkunde B&O Service SE
Seit über fünf Jahren produktiv, über 12 Gesellschaften und 30 Standorte hinweg. Die Einstellung gehört dort zu den Vorgängen, die über dasselbe System laufen.
„10.000 Schreiben von Hand zu erstellen, ist viel zu aufwendig. Mit Scriptomat geht das schneller und fehlerfrei.“
Wie läuft ein Eintritt
heute bei Ihnen?
In 30 Minuten gehen wir einen echten Eintritt bei Ihnen durch und prüfen, welche Daten, Regeln, Dokumente, Freigaben und Folgeaktionen heute manuell laufen.
Danach wissen Sie, wo Scriptomat
in Ihrem Prozess ansetzt.
- Sie sehen an einem echten Eintritt, welche Regeln heute in Köpfen liegen.
- Sie erkennen, welche Freigaben und Folgeaktionen manuell laufen.
- Sie wissen, was sich bei Ihnen zuerst automatisieren lässt.
Kostenlos und unverbindlich.
Ihr Ansprechpartner für die Potenzial-Analyse
Christian Schmid
Geschäftsführer & Gründer Scriptomat by aurixus