Was ist Dokumentenautomatisierung?

Dokumentenautomatisierung heißt: ein Dokument wird nicht mehr geschrieben, sondern erzeugt. Aus Daten, die bereits vorliegen, aus Regeln, die einmal festgelegt wurden, und aus Textbausteinen, die geprüft sind. Was bleibt, ist die Entscheidung. Was entfällt, ist das Abtippen, das Nachformatieren und die Korrekturschleife.

In jedem Unternehmen wird mit einer Vielzahl unterschiedlicher Dokumententypen gearbeitet, die Mitarbeiter bisher von Hand erstellen. Die Auswahl des richtigen Layouts, die eigentliche Erstellung, Überarbeitungen und Korrekturen, die ordnungsgemäße Zustellung an die richtigen Empfänger, Genehmigungen und viele weitere Schritte im Umgang mit Dokumenten kosten Zeit und Nerven. Das Dokumentenmanagement ist deshalb für jedes Unternehmen ein wichtiger Punkt, und seine Bedeutung nimmt weiter zu.

Entsprechend suchen immer mehr Unternehmen nach Lösungen, die diese Herausforderungen aufnehmen und die Zeit und das Geld sparen, das in der aufwendigen Dokumentenerstellung steckt. Dokumentenautomatisierung ermöglicht schnelleres und effizienteres Arbeiten mit Dokumenten und verringert Fehler – in den Abläufen ebenso wie in den Dokumenten selbst. Dabei ist die Sache so einfach, wie sie klingt: Die Erstellung verschiedener Dokumentarten wird im großen Umfang automatisiert.

Dieser Beitrag klärt den Begriff, zeigt, welche Arbeitsschritte konkret wegfallen, und nennt die Merkmale, an denen Sie einen geeigneten Vorgang in Ihrem Unternehmen erkennen.

Dokumentenautomatisierung: was dabei tatsächlich passiert

Bei der Dokumentenautomatisierung werden Dokumente über eine digitale Plattform erstellt und die Schritte entlang des gesamten Dokumentenlebenszyklus automatisiert. Dabei werden Daten aus verschiedenen Dokumententypen und aus internen wie externen Quellen – Datenbanken, Fachanwendungen, vorgelagerte Formulare – gesammelt und in die dafür vorgesehenen Bereiche intelligenter Dokumentvorlagen eingesetzt.

Diese Vorlagen enthalten mehr als Text: von einfachen Textblöcken bis zu anspruchsvolleren Elementen wie Tabellen, Diagrammen und Bildern ist alles möglich, ebenso Absätze, die nur unter bestimmten Bedingungen erscheinen. Die individuelle Gestaltung stellt sicher, dass die Dokumente den internen wie den externen Anforderungen entsprechen. Wer das Dokument erzeugt, behält dabei durchgehend die Kontrolle und kann von Hand nachfassen.

Anschließend läuft das Dokument über einen automatisierten Ablauf mit optionaler Verzweigungslogik an alle Beteiligten, die es benötigen. Manuelle Dateneingaben, Erinnerungs-E-Mails, Papierprozesse und andere zeit- und kostspielige Schritte entfallen. Besonders wirksam ist das überall dort, wo häufig komplexe, datengesteuerte Dokumente zusammengestellt werden müssen.

Der Gewinn ist dabei nicht nur Zeit: Sie können zugleich sicher sein, dass die Dokumente korrekt, richtig formatiert und vor allem regelkonform sind.

Wer von Dokumentenautomatisierung profitiert

Grundsätzlich profitiert jedes Unternehmen, in dem transaktionsbasierte Dokumente oder aufwendiger Papierkram anfallen – die Automatisierung von Dokumenten findet deshalb in sehr vielen Bereichen Anwendung. Einzelne Dokumente umfassen bis zu 100 Seiten, mit zahlreichen optionalen und vom Dokument abhängigen Absätzen und individuellen Datenelementen. Genau dort wirkt die Automatisierung am stärksten: Aus vorgefertigten Variablen und den Transaktionsdaten entsteht das Dokument anforderungsgerecht.

Beispielhaft einige Branchen, in denen Kunden die Vorteile der automatisierten Dokumentenerstellung mit Scriptomat nutzen:

• Recht
• Vertrieb
• Immobilien
• Human Resources
• Finanzdienstleistungen
• Gesundheitswesen
• Fertigung
• öffentlicher Dienst

Welche Vorteile Dokumentenautomatisierung bietet

Die Automatisierung von Dokumenten bietet eine Reihe von Vorteilen – von der einfacheren und schnelleren Erstellung und Weiterleitung bis zur effizienteren Gestaltung ganzer Dokumentenabläufe. Manuelle Erstellung ist anfällig für Fehler, die den Arbeitsfluss im Unternehmen behindern und verzögern. Dokumentenautomatisierung verhindert genau diese Fehler. Elf Punkte machen den Unterschied aus.

Erstellung: aus Stunden werden Minuten

Erstellen und Weiterleiten geschieht mit der richtigen Software in einem Schritt. Scriptomat stellt für jeden Dokumententyp und dessen Manager intelligente Assistenten bereit, mit denen sich häufig verwendete Dokumente schnell digitalisieren lassen.

Fehler: vorvalidierte Eingaben statt Korrekturschleifen

Die richtige Automatisierungssoftware lässt keinen Raum für menschliches Versagen. Unleserliche oder falsche Dateneingaben werden durch digitale, vorvalidierte Eingabefelder verhindert. Fehlen Informationen, weist das System auf die Vollständigkeit hin, bevor das Dokument entsteht – nicht danach.

Empfänger: ein Link statt E-Mail und Fax

E-Mail- und Faxverkehr werden vollständig umgangen. Stattdessen erhalten Empfänger das Dokument über einen Link. Diese nahtlose Zustellung macht es einfach, Daten und Antworten einzusammeln: Beteiligte müssen sich in kein neues System einarbeiten und kein Konto anlegen, um auf das Dokument zuzugreifen.

Zugriff: ortsunabhängig statt verstreut auf Laufwerken

Cloud-Lösungen und ein automatisierter Ablauf ermöglichen jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Dokumente. Nutzer können sie auch unterwegs bearbeiten. Die Dokumente werden sicher abgelegt und verschwinden nicht mehr aus dem Blickfeld in separaten Laufwerken oder unübersichtlichen Ablagen.

Stand: eine Fassung für alle Beteiligten

Bis ein Dokument alle Stationen durchlaufen hat und bei allen Beteiligten angekommen ist, ändern sich die darin enthaltenen Informationen und Daten häufig. Mit der Dokumentenautomatisierung haben alle Parteien stets Zugriff auf die aktuelle Fassung und können gemeinsam an ihr arbeiten.

Zusammenarbeit: mehrere Parteien an einem Dokument

Sind mehrere Parteien an einem Dokument beteiligt, lassen sich Überarbeitungen und Vertragsverhandlungen unmittelbar gemeinsam gestalten – am selben Dokument statt in einer Kette angehängter Dateien.

Zugriffsrechte: wer was sehen darf, steht fest

Daten sind in Scriptomat mit individuellen Zugriffsrechten verwaltbar. Das senkt den administrativen Aufwand in den jeweiligen Abteilungen. Zudem hat der Datenschutz höchste Priorität: Daten werden vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben.

Datenquellen: die Daten stehen schon im System

In der Plattform lassen sich andere Systeme und Datensätze zusammenführen und einbinden. Das beschleunigt die Bearbeitung von Dokumenten erheblich. Scriptomat verfügt über eine Datenschnittstelle, über die sich eine Vielzahl von Datenquellen anbinden lässt; über Platzhalter gelangen diese Informationen in Textbausteine und Dokumente.

Ablauf: Verzweigungslogik statt Zuruf

Verzweigungslogik, automatische Erinnerungen und vorausgefüllte Informationen machen die Erstellung effizienter. Beim Überführen manueller Dokumente in eine digitale Form und der anschließenden Automatisierung werden mögliche Fehler vermieden – und Ineffizienzen überhaupt erst sichtbar.

Zeit: der Aufwand verschwindet, nicht die Kontrolle

Zeitersparnis und Effizienz sind die wohl größten Vorteile der Dokumentenautomatisierung. Sie werden deshalb immer wieder genannt und stehen hier gesondert: Die eingesparte Zeit fließt in die Aufgaben und Unternehmensziele, die tatsächlich eine Entscheidung erfordern.

Kosten: weniger Papier, weniger Nacharbeit

Durch die Kombination der genannten Faktoren senkt die Automatisierung den Papieraufwand, spart Geld und erhöht die Wirtschaftlichkeit. Mit der Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Dokumente steigern Sie die Effizienz und führen Ihr Unternehmen in eine digitale Arbeitsweise – eine Veränderung, die dauerhaft trägt.

Fazit

Mit der Automatisierung von Dokumenten entstehen diese schnell und fehlerfrei. Lästige, wiederkehrende Handarbeit an mehrfach eingesetzten Dokumenten wird den Mitarbeitern durch vorlagenbasierte Systeme abgenommen. Das erspart zeitaufwendige und unnötige Arbeit bei Seriendokumenten und erlaubt es, wichtige Ressourcen dauerhaft anders zu verteilen.

Komplexe Dokumente in jedem Bereich eines Unternehmens – im Personalbereich ebenso wie im Vertrieb oder in der Rechtsabteilung – entstehen in wenigen Schritten aus dynamischen Vorlagen, vorgefertigten Regeln und geprüften Textbausteinen, form- und inhaltsgerecht und mit aktuellen Daten. Mitarbeiter werden entlastet und können sich auf die Aufgaben konzentrieren, die ihre Aufmerksamkeit wirklich brauchen.

Für den Personalbereich haben wir das an einem vollständigen Vorgang durchgespielt: im Praxisbeispiel Einstellungsprozess.

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