Digitalisierung für HR-Teams

Der Personalbereich gilt als der Ort im Unternehmen, an dem Digitalisierung am wenigsten zu suchen hat. Das Gegenteil ist der Fall: Kaum eine Abteilung arbeitet so stark mit Dokumenten, Fristen und wiederkehrenden Abläufen – also mit genau dem, was sich abgeben lässt.

Dieser Beitrag beschreibt, was HR-Teams durch Digitalisierung konkret gewinnen, und über welche drei Wege sie in der Praxis anfangen.

Warum Digitalisierung für HR-Teams wichtig ist

Viele Personalabteilungen profitieren von der Digitalisierung – die folgenden drei Vorteile sind es, die in der Praxis am schnellsten sichtbar werden.

Ortsunabhängiges und flexibles Arbeiten

Einer der wichtigsten Vorteile ist, dass Mitarbeiter ortsunabhängig und flexibel arbeiten können. Mit den richtigen Werkzeugen bleibt das Team dauerhaft im Austausch, statt an ein Büro gebunden zu sein. Das macht die Arbeit in HR-Teams erheblich beweglicher, ohne dass etwas verloren geht.

Klare Zuständigkeiten bei wachsender Teamgröße

Je größer das Team, desto unübersichtlicher werden Aufgabenverteilung und Kommunikation. Die Digitalisierung wirkt hier doppelt: Abläufe im Arbeitsalltag werden automatisiert und sparen erheblich Zeit und Arbeit – und über klar zugewiesene Aufgaben arbeitet das Team wirksamer, statt Zuständigkeiten jedes Mal neu zu klären.

Zeit für strategische Arbeit

Die höhere Effizienz, die gesparte Zeit und die größere Beweglichkeit stärken zugleich die Strategiefähigkeit des Teams. Mit der richtigen Ausstattung kann das HR-Team Strategien für die Gewinnung von Mitarbeitern, die Schulung von Fachkräften und den Ausbau des Teams tatsächlich umsetzen – statt sie im Tagesgeschäft liegen zu lassen.

Drei Wege, damit anzufangen

Das Problem ist häufig, dass Digitalisierung mit IT gleichgesetzt wird. Das trifft es nicht. Sinn und Zweck der Digitalisierung im Personalwesen ist es, mögliche Probleme offenzulegen und digitale, automatisierte Lösungen dafür zu finden. Das kann das HR-Team weitgehend eigenständig betreiben.

Dokumente in eine Cloud-Lösung überführen

Ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung ist der Umstieg auf Cloud-Lösungen. Sie ermöglichen es dem Team, wichtige Dokumente zentral abzulegen und jederzeit mit einer Internetverbindung abzurufen. Jedes Teammitglied bleibt flexibel und kann diese Dokumente per Smartphone, Laptop, Tablet oder PC nutzen.

Der Sicherheitsgewinn ist dabei der eigentliche Punkt. Statt Dokumente mit teils persönlichen Daten auszudrucken und im Büro aufzubewahren, liegen sie in der Cloud-Lösung hinter Passwörtern, Zugriffsrechten und gegebenenfalls einer Zwei-Faktor-Authentifizierung. Zugriff auf bestimmte Daten bekommt nur, wer dafür verantwortlich ist. Und die Dokumente sind nicht nur vor Diebstahl geschützt, sondern auch vor physischem Schaden wie einem Brand.

Wiederkehrende Fragen einmal beantworten

Viele HR-Mitarbeiter kennen das Problem, ständig dieselben Fragen beantworten zu müssen. Eine gemeinsame Sammlung der häufigsten Fragen nimmt diese Last aus dem Tagesgeschäft, schafft bessere Ressourcen für die Belegschaft und verbessert zugleich die Kommunikation zwischen Personalbereich und Mitarbeitern.

Der häufigste Einwand lautet, dabei gingen persönliche Treffen und individuelle Kommunikation verloren. Das Gegenteil ist der Fall – und es funktioniert sogar besser: Mitarbeiter sehen freie Termine und buchen ein Gespräch in wenigen Schritten selbst, statt persönlich einen Termin zu vereinbaren oder längere Wartezeiten für die Absprache in Kauf zu nehmen. Das Gespräch findet dadurch früher statt, nicht seltener.

Administrative Abläufe an Systeme abgeben

Auch bei der Aufbewahrung wichtiger Mitarbeiterdokumente hilft die Digitalisierung der Personalabteilung. Unternehmensleitung, HR-Team und Mitarbeiter können solche Dokumente zentral ablegen, und sie sind zugleich jederzeit abrufbar. Wie ein vollständiger Personalvorgang darin aussieht, zeigt die Seite Personaldokumente.

Fazit

Neue Wege einzuschlagen, ist nie einfach. Dank der Digitalisierung im Personalbereich gibt es inzwischen aber viele wirksame Wege, Ressourcen wie Zeit, Geld und Arbeit zu sparen. Wie jedes langfristig erfolgreiche Unternehmen zeigt, spielen Flexibilität und Anpassungsfähigkeit eine wichtige Rolle für den Erfolg.

Die To-do-Listen der HR-Teams werden länger, nicht kürzer. Warum also nicht auf Methoden setzen, die vorhanden und erprobt sind? Veränderungen sind selten bequem – die Vorteile in diesem Beitrag zeigen, dass sie sich lohnen.

Zurück zu allen Beiträgen